Instantané : Technicien/technicienne en gestion des documents
Vous connaissez quelqu’un qui aime les choses claires et bien organisées? Qui aide les gens à trouver l’information dont ils ont besoin? Ces qualités sont requises pour une carrière de technicien en gestion des documents. Il s’agit de faire le suivi de tous les documents importants qu’une société pétrolière et gazière reçoit et crée : des contrats juridiques aux approbations réglementaires, en passant par les dessins techniques, les cartes et les photos.
Une journée de travail typique :
Tous les documents papier et électroniques importants qui entrent dans l’entreprise ou qui y sont créés passent entre les mains d’un technicien en gestion des documents. Tous ces dossiers doivent être correctement étiquetés et remplis afin que les employés puissent avoir facilement accès à des renseignements exacts et opportuns au besoin.
Les techniciens en gestion des documents sont les bibliothécaires de l’entreprise. Ils établissent, exploitent et tiennent à jour des systèmes pour sauvegarder les dossiers et pouvoir y accéder. Lorsqu’ils reçoivent un nouveau document, ils convertissent et renomment les fichiers afin qu’ils correspondent aux éléments déjà en place dans la base de données. Ensuite, ils stockent le document au bon endroit et prennent note de cet endroit et des versions antérieures du document. Ce processus permet à chacun de trouver facilement la version la plus à jour et la plus exacte d’un document ou d’une carte, au besoin.
Ces techniciens suivent les exigences réglementaires et les procédures internes pour s’assurer que l’information est archivée en toute sécurité. Ils protègent également les documents essentiels contre un accès inapproprié et éliminent les données et les renseignements obsolètes.
Dans les grandes organisations, le technicien en gestion des documents peut travailler au sein d’une équipe dont les responsabilités sont réparties entre plusieurs techniciens des documents et des TI. Les techniciens principaux deviennent souvent des gestionnaires au sein de cette fonction. Dans les petites organisations, les techniciens en gestion des documents peuvent travailler seuls et s’occupent d’autres tâches de TI, de saisie de données ou d’administration.
Types de problèmes susceptibles de se présenter dans le quotidien des techniciens en gestion des documents :
Le technicien en gestion des documents est constamment à jour et s’assure que tout est exactement sa place. Quand un document est introuvable, c’est à lui de le retrouver. Si des éléments sont manquants, il fait enquête et signale les erreurs.
Compétences les plus souvent employées :
Le technicien en gestion des documents est un penseur analytique organisé, méthodique et discret. Il a également de solides compétences en communication, un grand souci du détail et une bonne maîtrise de l’informatique, notamment des logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
Ceux qui croient que chaque chose a une place et que tout doit être à sa place trouveront leur place en tant que techniciens en gestion des documents.
