Instantané : Adjoint administratif/adjointe administrative
Derrière tous bons gestionnaires, il y a de bons adjoints administratifs/adjointes administratives. Ce sont ces personnes qui font en sorte que tout marche comme sur des roulettes au bureau. Elles s’occupent des détails du quotidien, des horaires et des tâches du service afin d’alléger les soucis des autres membres du personnel.
Une journée de travail typique :
Cette personne avide maîtrise l’art de faire plusieurs choses à la fois. Elle répond au téléphone, envoie des courriels, planifie les événements de l’entreprise, prend les rendez-vous et prépare des présentations. Les adjoints administratifs/adjointes administratives jouent un grand rôle dans l’efficacité des entreprises. Ils sont les gardiens de l’information et des emplois du temps changeants de chacun, puis se servent de cette information pour prévoir les besoins de leurs collègues.
Habituellement, les adjoints administratifs/adjointes administratives travaillent à leur bureau. Leur espace de travail est un carrefour d’activité où les collègues viennent poser des questions, faire des demandes ou discuter d’un problème d’emploi du temps.
Dans le courant de leur journée, les adjoints administratifs/adjointes administratives se servent de logiciels de prise de rendez-vous, de traitement de texte, de comptabilité, de base de données ou de gestion d’entreprise. Ce faisant, ils préparent l’ordre du jour et les procès-verbaux de réunions, mettent les calendriers à jour, préparent des présentations ou répondent à d’autres demandes. Généralement, ils peuvent partir à temps à la fin de leur journée de travail habituelle, mais il arrive qu’ils doivent faire des heures supplémentaires pour aider à préparer des événements et des réunions, ou encore, pour respecter les échéances d’un projet.
Types de problèmes susceptibles de se présenter dans le quotidien des adjoints administratifs/adjointes administratives :
Puisque les adjoints administratifs/adjointes administratives doivent souvent faire des tâches qui leur sont assignées par différents gestionnaires ou membres de l’équipe, il est important pour eux d’être capables d’établir leurs priorités afin de tout faire à temps. Souvent, ils doivent coordonner des emplois du temps et des rendez-vous qui entrent en conflit et doivent veiller à ce que tout fonctionne bien.
Compétences les plus souvent employée :
Puisque les adjoints administratifs/adjointes administratives travaillent sur de nombreux projets différents au quotidien, ils se doivent d’être très bien organisés et d’être capables de faire plusieurs tâches à la fois. Les adjoints administratifs/adjointes administratives travaillent avec une panoplie de gens, allant des dirigeants aux stagiaires. Souvent, ils collaborent avec d’autres services et accueillent les clients. C’est pourquoi ils doivent vraiment aimer faire affaire avec les gens et être capables de s’adapter à diverses personnalités.
Le travail des adjoints administratifs/adjointes administratives n’est jamais ennuyeux. Ils sont au courant de ce qui se passe et aident leurs collègues à rester organisés, à respecter leurs emplois du temps et échéanciers et à être plus efficaces.
