- Carrières dans le secteur de l’énergie
- Soutien aux activités et aux opérations
- Adjoint administratif
Adjoint administratif
CNP #13110
- Milieu Travail principalement à l’intérieur/travail de bureau
- Études Diplôme d’études secondaires
- Salaire moyen 43 000 $ à 63 000 $
Profil de carrière
Les adjoints administratifs sont essentiels à une gestion efficace et productive au sein d’une organisation. Ils sont chargés de gérer les détails opérationnels quotidiens, soit un large éventail de tâches comme la gestion des appels téléphoniques, l’organisation des dossiers et la facilitation des réunions. Les adjoints administratifs soutiennent leurs collègues et jouent un rôle déterminant dans le bon fonctionnement de leur bureau ou de leur service. Ils doivent donc posséder les compétences suivantes :
- Efficacité et gestion du temps
- Expertise organisationnelle
- Collaboration et fiabilité
Les adjoints administratifs sont amenés à travailler avec de nombreux intervenants, notamment des collègues des différents services au sein de l’organisation, ainsi que des parties prenantes externes, telles que les clients, les fournisseurs, les cadres et le public. Les adjoints administratifs recourent à toute une série d’outils et de technologies, comme des ordinateurs, et du matériel de bureau comme des photocopieurs. Ils utilisent également des logiciels spécialisés, notamment des logiciels de comptabilité, de bureautique, de conception graphique, de base de données et de gestion d’entreprise, pour exercer leurs fonctions convenablement.
Voici certaines de leurs principales responsabilités :
- Gestion et tenue des dossiers
- Coordination des horaires
- Préparation de la correspondance
- Organisation de réunions et de téléconférences, notamment sur le plan logistique (salle, service de traiteur, etc.)
- Soutien aux réunions, y compris la préparation de l’ordre du jour et des procès-verbaux
Dans cette profession, les responsabilités sont notamment les suivantes :
- Accueillir les visiteurs, s’assurer de la nature de leur activité et les diriger vers le personnel compétent.
- Fixer des rendez-vous, organiser des déplacements et planifier des réunions.
- Coordonner et gérer la logistique et les fournisseurs pour les événements spéciaux, les conférences techniques et les réunions.
- Tenir à jour un système d’archivage pour les fichiers électroniques et les documents papier.
- Aider à la préparation de rapports, de communiqués et d’alertes.
- Assurer le traitement de texte de lettres, de mémos, de rapports, d’ententes et de correspondance commerciale générale.
- Préparer le matériel de présentation, y compris les tableaux, les graphiques et les diapositives.
- Organiser des réunions, des événements et des conférences ou participer à leur organisation (parfois requis).
Éducation
- Les adjoints administratifs doivent être titulaires d’un diplôme d’études secondaires et d’un diplôme collégial d’un à deux ans ou d’un certificat spécialisé en administration. Plusieurs années d’expérience sont habituellement exigées.
Exigences supplémentaires
- Solides connaissances en informatique, notamment maîtrise de Microsoft Word, d’Excel et de PowerPoint.
- Peu ou pas de déplacements.
- Principalement à l’intérieur / travail de bureau.
- Travail non exigeant physiquement.
Vous avez le sens de l’organisation et le souci du détail. Dactylographe hors pair, vous êtes à l’aise dans l’utilisation de divers logiciels. Vous êtes aimable et capable de travailler avec des personnes différentes.
- Écoute active
- Capacité à utiliser un ordinateur
- Souci du détail
- Service à la clientèle et service personnel
- Travail de bureau
- Jugement critique
- Utilisation de documents
- Coordination
- Planification et organisation
- Collaboratif
